Rechnungen schreiben gehört zu den Pflichtaufgaben jeder Selbstständigkeit. Gerade am Anfang möchtest Du dafür kein Geld ausgeben. Ein Rechnungsprogramm kostenlos zu nutzen, ist deshalb für viele Gründer die erste Wahl. Doch seit Einführung der E-Rechnung reicht eine hübsche PDF-Vorlage nicht mehr in jedem Fall aus.

In diesem Ratgeber erfährst Du, welche Arten kostenloser Rechnungslösungen es gibt, was sie leisten müssen, welche Fristen für die E-Rechnung gelten und welche Pflichtangaben auf jeder Rechnung stehen müssen.

Warum die E-Rechnung alles verändert

Mit dem Wachstumschancengesetz hat der Gesetzgeber die elektronische Rechnung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen in Deutschland zur Pflicht gemacht. Eine E-Rechnung ist dabei nicht einfach eine PDF-Datei per E-Mail. Gemeint ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht.

Die wichtigsten Formate sind:

  • XRechnung: reines XML-Format, ursprünglich für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung entwickelt
  • ZUGFeRD: hybrides Format aus lesbarer PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten (ab Version 2.0.1, außer den Profilen MINIMUM und BASIC-WL)

Ein einfaches PDF, eine Word-Datei oder ein eingescanntes Papierdokument gilt dagegen als „sonstige Rechnung“ und erfüllt die Anforderungen an eine E-Rechnung nicht.

Die Fristen im Überblick

Die Umstellung erfolgt schrittweise. Das Bundesministerium der Finanzen hat die Details in einem ausführlichen Schreiben erläutert.

  • Seit 1. Januar 2025: Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Das gilt auch für Kleinunternehmer.
  • Bis Ende 2026: Übergangsphase. Papierrechnungen und einfache PDF-Rechnungen sind im B2B-Bereich noch zulässig.
  • Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro müssen E-Rechnungen ausstellen.
  • Ab 1. Januar 2028: Die Pflicht zur Ausstellung gilt für alle Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft.

Ausnahmen gibt es für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und Rechnungen an Privatkunden. Kleinunternehmer sind von der Pflicht zur Ausstellung befreit, müssen E-Rechnungen aber empfangen können.

Welche Arten kostenloser Rechnungsprogramme gibt es?

Kostenlose Lösungen lassen sich grob in vier Gruppen einteilen. Jede hat ihre Stärken und Grenzen.

Vorlagen für Word und Excel

Rechnungsvorlagen für Textverarbeitung oder Tabellenkalkulation sind überall kostenlos verfügbar. Sie eignen sich für den allerersten Start mit wenigen Rechnungen. Nachteile: fortlaufende Rechnungsnummern musst Du selbst verwalten, Fehler passieren leicht, und eine echte E-Rechnung kannst Du damit nicht erzeugen. Für B2B-Kunden ist diese Lösung deshalb nur noch eine Übergangslösung.

Freemium-Tarife von Buchhaltungssoftware

Viele Anbieter von Cloud-Buchhaltung bieten kostenlose Einstiegstarife oder zeitlich begrenzte Testphasen an. Die Gratis-Varianten sind oft auf eine bestimmte Anzahl von Rechnungen pro Monat beschränkt oder enthalten nur Grundfunktionen. Prüfe genau, ob die E-Rechnung im kostenlosen Tarif enthalten ist und was nach der Testphase passiert.

Open-Source-Software

Quelloffene Programme wie Invoice Ninja oder Akaunting kannst Du kostenlos nutzen, entweder auf einem eigenen Server oder in einer gehosteten Variante. Sie bieten viele Funktionen, erfordern aber etwas technisches Verständnis. Achte darauf, ob deutsche Anforderungen wie XRechnung oder ZUGFeRD unterstützt werden.

Kostenlose E-Rechnungs-Tools

Für das Erstellen einzelner E-Rechnungen gibt es kostenlose Webanwendungen und Desktop-Programme. Auch die öffentliche Verwaltung stellt Werkzeuge bereit, etwa Erfassungsportale für Rechnungen an Bundesbehörden. Diese Tools eignen sich für Selbstständige mit wenigen Rechnungen pro Monat.

Rechnung am Laptop erstellen mit einem Rechnungsprogramm kostenlos
Foto: Unsplash

Darauf solltest Du bei der Auswahl achten

Ein gutes Rechnungsprogramm spart Dir Zeit und schützt vor teuren Fehlern. Prüfe vor der Entscheidung diese Punkte:

  • E-Rechnung: Erstellung im Format XRechnung oder ZUGFeRD sowie Empfang und Anzeige eingehender E-Rechnungen
  • Fortlaufende Rechnungsnummern: automatisch und lückenlos vergeben
  • Kleinunternehmer-Option: korrekter Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG
  • GoBD-konforme Archivierung: unveränderbare Speicherung über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist
  • Datenschutz: Serverstandort in der EU und ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung
  • Export: Datenübergabe an Steuerberater, etwa im DATEV-Format
  • Zahlungserinnerungen: automatische Mahnungen bei offenen Rechnungen
  • Skalierbarkeit: faire Preise, wenn Du später mehr Rechnungen schreibst

Rechnungsprogramm kostenlos: Welche Lösung passt zu wem?

Welche Lösung für Dich die richtige ist, hängt vor allem von der Zahl Deiner Rechnungen und Deinen Kunden ab.

  • Wenige Rechnungen an Privatkunden: Eine saubere Vorlage oder ein kostenloses Webtool reicht häufig aus, da die E-Rechnungspflicht hier nicht gilt.
  • Kleinunternehmer mit Geschäftskunden: Wichtig ist vor allem ein Programm, das eingehende E-Rechnungen lesen und archivieren kann.
  • Regelbesteuerte Selbstständige mit B2B-Kunden: Setze frühzeitig auf eine Lösung, die XRechnung oder ZUGFeRD erstellt, damit der Umstieg bis 2028 reibungslos klappt.
  • Technikaffine Gründer: Open-Source-Software bietet viel Kontrolle, erfordert aber eigene Pflege und Updates.

Teste mehrere Programme parallel mit einer Beispielrechnung. So siehst Du schnell, welche Oberfläche Dir liegt und ob alle Pflichtangaben korrekt ausgegeben werden. Nimm Dir dafür einen Nachmittag Zeit, denn ein späterer Wechsel kostet deutlich mehr Mühe. Achte auch auf den Kundenservice und eine verständliche Hilfe.

Pflichtangaben auf jeder Rechnung

Egal, mit welchem Programm Du arbeitest: Eine ordnungsgemäße Rechnung muss bestimmte Angaben enthalten. Diese sind in § 14 Umsatzsteuergesetz geregelt.

  • Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Ausstellungsdatum
  • Fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer
  • Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung
  • Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
  • Nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt
  • Steuersatz und Steuerbetrag oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung

Als Kleinunternehmer weist Du keine Umsatzsteuer aus und vermerkst stattdessen, dass die Leistung nach § 19 UStG steuerfrei ist. Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro gelten vereinfachte Anforderungen.

Rechnungen richtig archivieren

Rechnungen musst Du nicht nur korrekt ausstellen, sondern auch ordnungsgemäß aufbewahren. Für Rechnungen und Buchungsbelege gilt in der Regel eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt oder empfangen wurde.

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung in digitaler Form, kurz GoBD, verlangen, dass digitale Belege vollständig, unverändert und jederzeit lesbar gespeichert werden. Ein einfacher Ordner auf dem Laptop erfüllt diese Anforderungen nur eingeschränkt, weil Dateien nachträglich verändert oder gelöscht werden können. Viele Rechnungsprogramme bieten deshalb eine revisionssichere Archivierung an. Bei kostenlosen Lösungen solltest Du genau prüfen, ob dieser Punkt abgedeckt ist und was mit Deinen Daten passiert, wenn Du den Anbieter wechselst oder der Gratis-Tarif eingestellt wird.

Bei E-Rechnungen gilt zusätzlich: Maßgeblich ist der strukturierte Datensatz. Bewahre deshalb immer die XML-Datei auf, bei ZUGFeRD die vollständige Hybriddatei. Eine zusätzliche Sichtkopie als PDF ist erlaubt, ersetzt das Original aber nicht.

Zahlungsziele und Mahnwesen

Eine gute Rechnung sorgt dafür, dass Du Dein Geld pünktlich bekommst. Nenne ein klares Zahlungsziel mit konkretem Datum statt einer vagen Formulierung. Gib Deine Bankverbindung vollständig an und ergänze bei Bedarf einen QR-Code für die schnelle Überweisung per Banking-App.

Bleibt eine Zahlung aus, hilft ein strukturiertes Mahnwesen. Viele Programme verschicken freundliche Zahlungserinnerungen automatisch, sobald eine Rechnung überfällig ist. Das spart Zeit und unangenehme Telefonate. Bei Geschäftskunden kommt der Schuldner spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug. Ab dann darfst Du Verzugszinsen verlangen. Für viele Selbstständige ist ein verlässliches Forderungsmanagement eine wichtige Voraussetzung für eine stabile Liquidität.

Rechnungen an Kunden im Ausland

Arbeitest Du für Unternehmen in anderen EU-Staaten, gelten Besonderheiten. Bei vielen Dienstleistungen geht die Steuerschuld auf den Kunden über. Du stellst dann eine Nettorechnung aus, gibst die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern beider Seiten an und vermerkst den Übergang der Steuerschuld. Ein gutes Rechnungsprogramm unterstützt Dich bei diesen Hinweisen. Im Zweifel solltest Du Dich steuerlich beraten lassen, denn Fehler führen schnell zu Nachzahlungen.

Kostenlos oder kostenpflichtig: Wann sich der Wechsel lohnt

Kostenlose Lösungen sind ideal für den Start. Spätestens wenn Du regelmäßig Rechnungen an Geschäftskunden schreibst, lohnt sich ein genauer Blick auf kostenpflichtige Software. Sie bietet oft eine automatische Belegerfassung, eine Bankanbindung, die Vorbereitung der Umsatzsteuervoranmeldung und eine direkte Verbindung zum Steuerberater.

Rechne dabei nicht nur die monatlichen Kosten, sondern auch die eingesparte Zeit. Wenn ein Programm Dir jeden Monat mehrere Stunden Verwaltungsarbeit abnimmt, rechnet es sich schnell. Wie Du Deine Zeit generell besser einteilst, zeigt unser Ratgeber Zeitmanagement für Selbstständige.

So bereitest Du Dich auf die E-Rechnung vor

  1. Empfang sicherstellen: Richte eine eigene E-Mail-Adresse für eingehende Rechnungen ein und nutze ein Programm, das XRechnung und ZUGFeRD lesbar anzeigt.
  2. Archivierung klären: E-Rechnungen müssen im Originalformat aufbewahrt werden. Ein Ausdruck reicht nicht.
  3. Ausstellung testen: Erstelle bereits während der Übergangsphase erste E-Rechnungen und stimme Dich mit Deinen Kunden ab.
  4. Stammdaten pflegen: Vollständige Kundendaten erleichtern die strukturierte Rechnungsstellung.
  5. Steuerberater einbinden: Kläre, welche Formate und Schnittstellen Deine Kanzlei bevorzugt.

Rechnungsprogramm kostenlos: Typische Fehler vermeiden

  • Lücken in Rechnungsnummern: Sie können bei einer Betriebsprüfung Fragen aufwerfen.
  • Fehlende Leistungszeitpunkte: Das Leistungsdatum ist Pflicht, auch wenn es dem Rechnungsdatum entspricht.
  • Falscher Steuersatz: Besonders bei gemischten Leistungen oder Auslandskunden ist Vorsicht geboten.
  • Nur PDF archiviert: Bei E-Rechnungen zählt die XML-Datei.
  • Kostenlose Tools ohne Exportfunktion: Ein späterer Wechsel wird dann mühsam.

Wer gerade erst gründet, findet in unserem Ratgeber Selbstständig machen alle weiteren Schritte vom Finanzamt bis zur Versicherung.

Häufige Fragen zum Thema Rechnungsprogramm kostenlos

Gibt es ein Rechnungsprogramm kostenlos für die E-Rechnung?

Ja. Es gibt kostenlose Webtools, Open-Source-Programme und Freemium-Tarife, die E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD erstellen. Prüfe vor der Nutzung, ob die Funktion im Gratis-Tarif enthalten ist.

Ab wann muss ich E-Rechnungen ausstellen?

Ab 2027 gilt die Pflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft. Empfangen können müssen alle Unternehmen bereits seit 2025.

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?

Nein. Kleinunternehmer sind von der Pflicht zur Ausstellung befreit. Sie müssen E-Rechnungen aber empfangen und ordnungsgemäß archivieren können.

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Nein. Eine einfache PDF-Datei gilt als sonstige Rechnung. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten Format wie XRechnung oder ZUGFeRD vorliegen.

Welche Angaben muss eine Rechnung enthalten?

Unter anderem Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer, Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitpunkt, Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag oder einen Hinweis auf die Steuerbefreiung.